Když spolupráce přestane vyhovovat
Představme si výrobní společnost, která si nechala vyvinout ERP systém na míru. Dodavatel jej několik let úspěšně rozvíjí a poskytuje technickou podporu.
Společnost ale roste, mění se její potřeby a přibývají požadavky na nové funkcionality nebo integrace. Dosavadní dodavatel již nemusí mít potřebné kapacity či kompetence. Jindy se mohou změnit obchodní podmínky, představy o dalším rozvoji nebo jednoduše nastane čas spolupráci ukončit.
Nemusí přitom jít o žádný konflikt ani selhání dodavatele. Možnost změnit obchodního partnera by měla být přirozenou součástí podnikání.
Jenže u software vyvíjeného na míru může být taková změna překvapivě komplikovaná.
Vendor lock-in: Když jste závislí na jediném dodavateli
Při pokusu o změnu dodavatele zákazník často narazí na tvrdou realitu:
- Nemá k dispozici aktuální zdrojové kódy ani úplnou technickou dokumentaci.
- Chybí mu informace potřebné k sestavení a dalšímu rozvoji systému.
- Podklady sice existují, ale smluvní podmínky neumožňují jejich využití jiným vývojovým týmem.
Výsledkem je situace, kdy firma investovala značné prostředky do vlastního informačního systému, ale jeho budoucnost zůstává fakticky závislá na jediném obchodním partnerovi.
Vendor lock-in tak není jen technickým problémem. Zásadním způsobem ovlivňuje obchodní vyjednávání, náklady na rozvoj i celkovou strategickou nezávislost společnosti.
Exit strategie není jen ustanovení ve smlouvě
Možnost změny dodavatele by se měla řešit už při sjednávání spolupráce.
Nestačí pouze smluvně stanovit, že dodavatel při jejím ukončení předá zdrojové kódy. Důležité je vědět:
- Budou předané podklady aktuální, úplné a použitelné?
- Co když dodavatel v okamžiku ukončení spolupráce nebude schopen nebo ochoten potřebnou součinnost poskytnout?
Právě proto má smysl připravit exit strategii předem – nikoliv až ve chvíli, kdy se obchodní vztah začne komplikovat.
Tím vlastně pro tuto situaci i pojmenováváme řízení rizik dodavatelského řetězce.
Jak může pomoci software escrow?
Jedním z důležitých nástrojů pro omezení těchto rizik je software escrow – nezávislá úschova zdrojových kódů a související technické dokumentace.
Princip je jednoduchý: Dodavatel ukládá sjednané podklady u nezávislé třetí strany, která je bezpečně uchovává a za předem definovaných podmínek zpřístupní zákazníkovi.
Escrow přitom neřeší pouze krajní situace, jako je insolvence nebo zánik dodavatele. Vhodně nastavená smlouva může počítat i s běžnými scénáři – například s předem dohodnutým mechanismem předání při řádném ukončení spolupráce.
Důležitá je také pravidelná aktualizace uložených podkladů a podle významu systému jejich technická verifikace, která ověřuje úplnost a použitelnost úschovy v dohodnutém rozsahu.
Software escrow samo o sobě nezaručí bezproblémové převzetí systému ze dne na den. Významně však snižuje riziko, že firma při změně dodavatele zůstane bez potřebných technických podkladů.
Nezávislost na dodavateli není projevem nedůvěry
Dobře nastavená escrow chrání zájmy obou stran. Zákazník získává větší jistotu, že bude mít v případě potřeby přístup ke klíčovým technickým podkladům, zatímco dodavatel nemusí během běžné spolupráce předávat své know-how a zdrojové kódy přímo zákazníkovi.
Dobrý IT dodavatel je strategickým partnerem. Neměl by však být jedinou možností, jak zajistit budoucnost vašeho informačního systému. Řízení rizika vendor lock-in a příprava exit strategie by proto měly být běžnou součástí smluv o vývoji a dlouhodobé podpoře software.
Chcete mít budoucnost svého software pod kontrolou?
Společnost Deponest poskytuje nezávislou úschovu zdrojových kódů a technické dokumentace. Pomáháme zákazníkům i IT dodavatelům nastavit bezpečné mechanismy, které chrání investice do software, omezují závislost na jediném dodavateli a podporují kontinuitu klíčových informačních systémů.
