Pět jednoduchých kroků pomůže připravit dokumentaci tak, aby se v ní druhá strana rychle zorientovala a Vy si neuřízli ostudu před investorem
1. Dokumenty by měly být čitelné
Pro finální dokumenty je zpravidla nejpraktičtější PDF. U naskenovaných smluv a dalších listin je ale optimální, aby obsahovaly také textovou vrstvu vytvořenou pomocí OCR (optického rozpoznávání znaků).
Díky tomu lze v dokumentech vyhledávat konkrétní výrazy a s jejich obsahem mohou efektivněji pracovat také AI nástroje.
2. Zaveďte jednotné pojmenování a číslování
Uživatel by měl už z názvu souboru poznat, co dokument obsahuje. Současně je vhodné dokumenty číslovat podle jejich umístění ve struktuře VDR.
Například: 03.04.02_2024-03-15_Nájemní smlouva_ABC Reality.pdf
Na dokument lze potom jednoduše odkazovat číslem 03.04.02 a zároveň je z jeho názvu zřejmý obsah.
U většího množství dokumentů může s jejich přejmenováním, indexací i kontrolou správného zařazení pomoci AI.
3. Pozor na anonymizaci citlivých údajů
Ne všechny informace musí být přístupné všem účastníkům transakce. Typickým příkladem jsou osobní údaje zaměstnanců nebo jiné citlivé informace.
Pozor především na „anonymizaci“ pouhým překrytím textu černým obdélníkem. Původní text může v dokumentu zůstat a být možné jej zobrazit nebo zkopírovat.
Použijte proto skutečnou redakci PDF, při které jsou citlivé informace z dokumentu odstraněny, případně přístup k citlivým dokumentům omezte pomocí oprávnění ve VDR.
4. Vytvořte logickou strukturu složek
Dokumenty je ideální rozdělit do přehledných oblastí – například korporátní dokumentace, finance, smlouvy, HR, majetek, IT a duševní vlastnictví.
Nemusíte ale strukturu vymýšlet od začátku. Pro běžnou due diligence můžete vyjít z naší vzorové adresářové struktury VDR a přizpůsobit ji konkrétní transakci.
5. Před otevřením VDR zkontrolujte úplnost
Posledním krokem je kontrola, zda nechybí důležité dokumenty nebo jejich přílohy. Typickým příkladem je smlouva odkazující na několik dodatků, z nichž je ve VDR pouze část.
Chybějící dokumenty vedou k dalším dotazům a zbytečně prodlužují due diligence.
I tady může pomoci AI – například kontrolou vzájemných odkazů mezi dokumenty nebo upozorněním na pravděpodobně chybějící přílohy.
Chcete si ušetřit čas s přípravou VDR?
Použijte naši vzorovou adresářovou strukturu pro VDR a začněte dokumenty rovnou ukládat do připravených složek.
