Standardní adresářová struktura VDR

Tato šablona představuje doporučenou strukturu složek ve Virtual Data Room pro M&A transakce a fundraisingová kola. Složky označené M&A jsou relevantní zejména pro prodej/koupi firmy, složky INV pro investiční kola. Neoznačené složky jsou univerzální. Strukturu upravujeme dle konkrétních požadavků projektu v rámci zřizovacích prací.

📁 Hlavní složka

└ Podsložka

M&A Prodej / koupě firmy

INV Investiční kolo

Firemní a právní dokumenty

Základní korporátní dokumentace

📁
Zakladatelské dokumenty
- └ Společenská smlouva / zakladatelská listina (aktuální znění)
- └ Stanovy
- └ Historická znění a změny
📁
Obchodní rejstřík a úřední výpisy
- └ Aktuální výpis z OR
- └ Historické výpisy
📁
Rozhodnutí orgánů společnosti M&A
- └ Zápisy ze zasedání valné hromady (3 roky)
- └ Zápisy z jednání představenstva / dozorčí rady
- └ Rozhodnutí jediného společníka
📁
Akcionářská / společnická struktura
- └ Seznam společníků a podíly
- └ Cap table INV
- └ Akcionářské dohody (SHA)
📁
Licence a povolení
- └ Živnostenská oprávnění
- └ Regulatorní licence (jsou-li relevantní)

Finanční dokumentace

Účetní závěrky, výkazy a rozpočty

📁
Účetní závěrky
- └ Roční závěrky (3–5 let) – rozvaha, výsledovka, příloha
- └ Auditní zprávy (jsou-li k dispozici)
📁
Manažerské výkazy
- └ Měsíční / čtvrtletní P&L (aktuální rok + předchozí)
- └ Cash flow přehledy
- └ KPI dashboard
📁
Plány a projekce
- └ Finanční plán / budget
- └ Finanční model (3–5 letý výhled) INV
- └ Předpoklady a scénáře
📁
Bankovní a dluhová dokumentace
- └ Úvěrové smlouvy
- └ Zástavní práva a zajištění
- └ Přehled pohledávek a závazků
📁
Daňová dokumentace
- └ Daňová přiznání (3 roky)
- └ Zprávy z daňových kontrol
- └ Odložená daň a závazky

Obchodní smlouvy a zákazníci

Klíčové smluvní vztahy

📁
Klíčové zákaznické smlouvy M&A
- └ Rámcové smlouvy s top 10 zákazníky
- └ SLA a servisní smlouvy
📁
Dodavatelské smlouvy
- └ Klíčové dodavatelské smlouvy
- └ Outsourcing a subdodavatelé
📁
Partnerské a distribuční smlouvy
📁
Přehled zákaznické základny INV
- └ Anonymizovaný seznam zákazníků s tržbami
- └ Churn rate, NRR, LTV metriky

Majetek, nemovitosti a pronájmy

Hmotný a nehmotný majetek

📁
Nemovitosti a nájemní smlouvy
- └ Nájemní smlouvy na provozovny
- └ Výpisy z katastru nemovitostí (vlastní majetek)
📁
Inventář a odpisové plány M&A
📁
Pojistné smlouvy
- └ Pojistky na majetek, odpovědnost, D&O

Duševní vlastnictví a technologie

IP, software, know-how

📁
Ochranné známky a patenty
- └ Registrace ochranných známek (ČR, EU, mezinárodní)
- └ Patenty a užitné vzory
📁
Softwarová dokumentace INV
- └ Technická architektura (přehledová dokumentace)
- └ Licenční smlouvy na použitý SW třetích stran
- └ Open-source komponenty a compliance
📁
Licenční smlouvy – příchozí a odchozí
📁
Domény a digitální aktiva

Zaměstnanci a HR

Pracovněprávní dokumentace

📁
Organizační struktura a přehled zaměstnanců
- └ Org chart
- └ Přehled pozic, úvazků, mzdových pásem (anonymizovaný)
📁
Klíčové osoby M&A
- └ Smlouvy s managementem (bez osobních údajů)
- └ Konkurenční doložky, NDA
- └ Retenční plány a benefity
📁
Kolektivní smlouvy a vnitřní předpisy
📁
ESOP / opční plány INV
- └ Pool přehled, dokumentace opčního plánu

Právní spory a závazky

Litigace, regulatorní záležitosti

📁
Přehled probíhajících sporů M&A
- └ Soudní a rozhodčí řízení
- └ Správní řízení
📁
Regulatorní korespondence
- └ Korespondence s ÚOHS, ČNB, ÚOOÚ a jinými orgány
📁
GDPR a datová compliance
- └ Záznamy o zpracování osobních údajů
- └ DPA smlouvy se zpracovateli
- └ Bezpečnostní incidenty

Transakční dokumenty

Dokumentace samotné transakce

📁
NDA a dohody o mlčenlivosti
📁
LOI / Term Sheet INV
- └ Letter of Intent, Term Sheet, předběžné dohody
📁
Pitch a investorské materiály INV
- └ Investor deck
- └ One-pager / executive summary
📁
Due diligence dotazníky a odpovědi M&A
📁
Transakční smlouvy – návrhy a verze M&A
- └ SPA, SHA – pracovní verze
📁
Q&A log
- └ Přehled dotazů a odpovědí

Poznámky k implementaci

Struktura je výchozí šablonou – upravujeme ji dle specifik projektu v rámci zřizovacích prací.
Přístupy ke složkám nastavujeme na úrovni uživatelů i jednotlivých složek – kupující vidí pouze to, co prodávající odsouhlasí.
Každý přístup k dokumentu je evidován v auditní stopě (kontroloní součet SHA-256, eIDAS timestamping).
Doporučujeme vkládat dokumenty ve finálních verzích (PDF); pracovní verze označovat jako Draft.
Citlivé osobní údaje (rodná čísla, adresy zaměstnanců apod.) doporučujeme anonymizovat ještě před nahráním.